כאשר אתה חושב על אתגרי הארגון הגדולים ביותר בבית שלך, סביר להניח שכמה דברים יעלו בראש: דלפק המטבח המבולגן,ארון חדר שינה ממולא מדי, וכיצד לארגן ניירות שצמחו לערימה מתנשאת. המשימה של ארגון הצטברות נייר נראית כה מרתיעה שרבים מאיתנו דוחים אותה כמה שיותר זמן.

רוצה ללמוד איך לארגן ניירעִרבּוּביָהגם? התחל בהקמת תחנת מיון, מפורט להלן, ותוכל לנשק את עומס הנייר לשלום - לנצח.

באיזו תדירות לארגן עומס נייר

כדי להקל על ארגון המסמכים שלך, נסה להקדיש זמן מדי יום כדי למיין אותם. במקום לדחות עד שערימת הנייר הופכת לסוחפת, הקדישו רק חמש דקות ביום לניקוי הנייר. במהלך הזמן הזה, מיין את הניירות שלך לשלוש ערימות: לגרוס, לתייק או למחזר.

פעם בשבוע יש להקדיש חצי שעה לתיוק הניירות בערימת התיוק ולגרוס את אלו שבערימת הגריסה. אתה יכול לטפל בערימת המיחזור בזמן שאתה ממיין מדי יום. בערך פעם בחודש - למרות שאולי תוכל להתחמק מלעשות זאת בתדירות נמוכה יותר - עיין במגירות התיוק שלך ובדוק אם ניתן להעביר אותן אלאִחסוּןפחים.

מה אתה צריך:

• סדרן נייר
• פח מיחזור
• תיקיות קבצים
• מחזיקי מגזינים
• ארונות תיוק
• מגרסת נייר

כיצד למיין ניירות ביעילות

אתה רק צריך ליישם כמה שלבים כדילשמור על הבית שלך נקי מבלגן. הנה איך למיין את הניירות שלך בקלות, במהירות וביעילות.

שלב 1: הגדר מערכת מיון נייר

החוכמה להתמודד עם עומס נייר לפני שהוא נערם הוא לתפוס אותו בשנייה שהוא נכנס בדלת. בכניסה או בחדר הבוץ (אפילו הקיר ליד דלת הכניסה שלך יעבוד), הגדר סדרן נייר המסומן עם שתיים או שלוש קטגוריות בלבד:

• אחסון לטווח ארוך
• לטפל בהקדם האפשרי
• מסמכים חשובים של ילדים (כמו הפרטים על הטיול שלהם)

כשאתם נכנסים בדלת, הקדישו דקה אחת לפתוח כל פריט דואר ולהחליט אם זה משהו לאחסון לטווח ארוך, בצעו פעולה (כגון חשבון שצריך לשלם), או זרקו אותו מיד.

שלב 2: הכינו את המיחזור

הציבו פח מיחזור נייר ממש מתחת לתחנת המיון. בדרך זו, תוכל לזרוק עלונים וקטלוגים מיד. אתה עשוי להיות מופתע מכמה ניירות אתה יכול לזרוק ישירות לפח המיחזור.

שלב 3: עבור ללא נייר - ודיגיטלי - היכן שאתה יכול

במשך שבוע אחד, שימו לב למה אתם ממחזרים מיד. אם יש דיוור מסוימים שאתה תמיד זורק מיד, קדימה, בטל את המנוי - זה יחסוך נייר וזמן. עבור חשבונות ודפי בנק, בדוק אם אתה יכול לעבור להתראות דיגיטליות. כאשר החשבונות נוחתים בתיבת הדואר הנכנס שלך, ייתכן שלמעשה יהיה לך קל יותר לזכור לשלם אותם. אתה יכול גם לעצור את דואר הזבל. תמורת עמלת עיבוד של $2,DMAchoice.orgיאפשר לך לבטל את הסכמתך לקטגוריות שלמות של דואר, כגון קטלוגים, במשך 10 השנים הבאות.

עם קבצי נייר שכבר יש לך, מיין את המסמכים לפי דברים שאתה צריך כדי לשמור עותקים מקוריים וניירות שניתן לסרוק ולאחסן בצורה דיגיטלית. סרוק את המסמכים שאתה לא צריך עותקים פיזיים שלהם ואחסן אותם במחשב, בכונן הקשיח או בענן (או בשלושתם, אם הניירת חשובה במיוחד). הקפד לתת שם לכל מסמך סרוק בצורה ברורה ולמיין את המסמכים לתיקיות שבהן תוכל למצוא אותם מאוחר יותר.

אם תבצע מיון וסריקה באצווה לשתי משימות - תעשה את כל המיון ואז תעשה את כל הסריקה - התהליך יעבור מהר יותר. כמו כן, אם יש מסמכים כלשהם שאתה לא בטוח לגביהם או שאתה רוצה לשמור ולסרוק, צור ערימות מהם במהלך תהליך המיון. לאחר שסרקתם את המסמכים שכבר אין לכם צורך בעותקים מודפסים שלהם, שימו אותם בערימה לגריסה ועשו את כל זה בבת אחת.

שלב 4: גרוס את מה שאתה לא צריך

אמנם יש כמה מסמכים שאתה יכול למחזר, כמו דואר זבל, אבל יש הרבה מסמכים שחיוניים לגרוס. אם אינך בטוח מה צריך לגרוס, תוכל לפעול לפי כמה הנחיות. תמיד כדאי לגרוס:

• כל דבר עם מידע פיננסי, כגון דפי בנק, דפי כרטיס אשראי, בקשות לכרטיסי אשראי או כרטיסים מאושרים מראש
• צ'קים בוטלו
• חשבונות שירות
• מסמכי מס
• קבלות כספומט וקבלות מכירה
• הצעות המגיעות בדואר כולל כרטיס אשראי וביטוח
• פג אחריות
• תעודות זהות ורישיונות נהיגה ישנים
• כרטיסי אשראי שפג תוקפם
• כל מסמך עם החתימה שלך

המסמכים למעלה הם רק רשימה של הצעות. כלל האצבע הוא: כאשר יש ספק, גרוס אותו! אם יש לך מקום מתחת לשולחן שבו אתה עושה עבודת מחשב או ניירת, קנה מגרסה ושמור אותה שם כדי שתוכל לגרוס מסמכים כשהם נכנסים (במקום להשאיר אותם להיערם).

לאחר שהמגרסה מלאה, אספו את הגזרים וזרקו אותם או ממחזרים אותם. חלק מהערים ייקח נייר מגורר, חלק לא, ואחרות יש מיקום ספציפי להורדה שבו אתה יכול לקחת נייר מגורר למיחזור. בדוק עם העיר או שירות איסוף הפסולת שלך כדי לאשר את המדיניות שלהם.

שלב 5: צור אחסון לטווח ארוך

לאחר שהתחלתם להשתמש במערכת המיון הזו במשך כשבוע, התחילו לשים לב לסוג הניירות שנוחתים בפח ה"אחסון לטווח ארוך". זה ייראה שונה עבור כל אדם ומשק בית. אולי אתה מבין שיש מעט מאוד שאתה באמת צריך להיתלות בו, או אולי יש לך ערימה ענקית של ניירות שאתה צריך למיין - כמו יצירות האמנות שילדך מביא הביתה מבית הספר (זה יכול להרגיש כמעט בלתי אפשרי לזרוק).

בהתבסס על מה שאתה מחליט שאתה צריך לשמור, צורמערכת ארגוניתלפי הצרכים שלך. הגבל את הקטגוריות לחיוניות בלבד, כדי שלא תתפתה לשמור את מה שסביר להניח שלעולם לא תשתמש בו. בהתאם לכמות, אתה יכול להשתמש בכל אחת מאפשרויות האחסון הבאות.

• תיקיות קבצים.אם אין לך הרבה קטגוריות של ניירת לאחסן ובעיקר עברת לחשבונות דיגיטליים ודפי חשבון בנק, כמה תיקיות קבצים עשויות להיות כל מה שאתה צריך. עם טפסי מס באחד ומסמכים חשובים באחר, תתאפקו להיתלות בניירת שלא מתאימה לקטגוריות הללו.
• מחזיקי מגזינים.אם יש לך יותר קטגוריות או מספר ילדים שאתה צריך לאחסן עבורם ניירת, שקלו להשקיע בסט של מחזיקי מגזינים מסוגננים. קבל מארגן צבע שונה עבור כל קטגוריה - צהוב עבור מיסים, ירוק עבור ניירת רפואית - והקדיש אחד עבור כל בן משפחה. קשת של מחזיקי מגזינים שונים תאיר פניםשטח המשרד שלך!
• ארונות תיוק.למי שיש עשרות שנים של מסמכים חשובים, הגיע הזמן להשקיע בארון תיוק. בדומה לתיקיות ולמחזיקי מגזינים לעיל, מערכת הארגון הזו טובה רק כמו הקטגוריות שאתה יוצר עבורה. לאחר שעברת על כל הניירות שלך ונפטרת מקופונים שפג תוקפם ומגרסת טפסים ישנים, בחר קטגוריות לפי מה שנשאר.