יש סיבה לכך שניהול זמן הפך לגישה בלתי מושגת ולא מספקת לפרודוקטיביות עבור אנשים רבים. אולי אתה מחשיב כישורי ניהול זמן לקויים כחסרון החמור ביותר שלך, משהו שמחזיק אותך בבית ובעבודה. אבל למה צריך לצפות שמישהו יוכל "לנהל" זמן? זמן הוא מבנה בלתי מוגדר, אוטונומי, ולכן מטבעו בלתי ניתן לניהול.

כמה פעמים אמרת לעצמך שאתה הולךלעשות את הדבר הזהב-14:00 אתה מתחיל לעשות את הדבר הזה ב-2, אבל מגיע מייל דחוף יותר-דינג! - ואתה צריך לענות על זה. לאחר מכן אתה מהופנט מתיבת הדואר הנכנס שלך המלאה באימיילים אחרים; יכול גם לענות על אלה בזמן שהחלון הזה פתוח. מייל אחד מקשר למאמר שמזכיר לך מאמר אחר שחבר שלך שלח לך לפני כמה ימים ששכחת לקרוא. אתה מתחיל לקרוא ומבין שהשעה כבר 2:28, והקצבת רק שעה אחת לעשות את הדבר הראשון הזה. (רמז על החרדה והנזיפה העצמית.)

אתה לא יכול להחזיר את השעון ל-14:00 - או להשהות את הזמן בזמן שאתה משלים את 28 דקות העבודה האבודות האלה. מה אתהפַּחִיתלעשות במקום זאת, הוא לנסח מחדש את האופן שבו אתה חושב שיש להשיג פרודוקטיביות. במקום לנסות (ולהכשל) לעמוד בקצב הזמן, שלטו בעצמכםתְשׁוּמַת לֵב-היכולת לבחור מתי ובמה אתה עושה (או לא) מתרכז.

למה ניהול זמן לא חותך את זה יותר

"כל עוד אנחנו מנסחים את הדרך שלנו לפרודוקטיביות במונחים של ניהול זמן, אנחנו תמיד נהיה מאחורי הכדור שמונה", אומרמאורה תומאס, מומחה לפריון ומחבר שלניהול תשומת לב: כיצד ליצור הצלחה ולהשיג פרודוקטיביות - כל יום.

לפי תומס, ישנן שתי סיבות עיקריות לכך שניהול זמן, בתור מושג, לא מתאים להרבה אנשים. "אחד, כשאנחנו אומרים ניהול זמן, זה נותן לנו אשליה שלמעשה יש לנו שליטה על הזמן, כשלמעשה אין לנו - הזמן צועד הלאה לא משנה מה אתה עושה", היא מסבירה.

שניים, כאשר רוב האנשים חושבים לנהל את הזמן שלהם, האינסטינקט הראשון שלהם הוא לקבוע פגישה עם עצמם. ("בשעה 9 בבוקר, אני הולך לסיים את הניתוח הרבעוני שלי; בשעה 10:30, אתחיל לענות למיילים"), הבעיה, כפי שמציין תומס, היא שקל - הכי קל - להפר פגישה עם עצמך. מי יעצור אותך?

זמן הוא עדיין הכרחי וחשוב, אבל זה לא אמור להיות הדבר היחיד שאליו תשרשר את תחושת הפרודוקטיביות האישית שלך. תומס ממליץ להשתמש רק בלוח השנה שלך לדברים שיש להם "קשר חזק לזמן". אלו הפגישות שלך עם אנשים אחרים, אירועים, מועדי יעד לפרויקטים.

למשימות אחרות שאין להן דד-ליין מבחינה טכנית, שעליהן אתה לא באמת אחראי למישהו אחר, יש קשר חלש יותר לזמן. במקרים אלה, בטח, אתה יכול לתכנן לעבוד על משהו בשעה 15:00, אבל "אם אתה לא שולט גם בקשב שלך במהלך הזמן הזה, זה לא משנה", אומר תומס. "בכל פעם שחוסם הזמן הזה מסתיים, המשימה לא תבוצע אם לא תנהל גם את תשומת הלב שלך."

"אם ניהול זמן פירושו לקבוע פגישות עם עצמך בלוח השנה שלך, אנחנו נכשלים בזה, ותמיד נכשלנו בזה", היא אומרת. "אבל הסיבה שאנחנו נכשלים בזה עכשיו היא כי יש לנו כל כך הרבה הסחות דעת."

מה זה אומר לנהל את תשומת הלב שלך?

באמצעות המחקר, הכתיבה והניסיון שלה בהוראת פרודוקטיביות, תומס הגדירה את ניהול הקשב כ"אוסף של התנהגויות שנותנות לך את ההזדמנות לזהות היכן הראש שלך נמצא, ו[היכולת] לעבור למצב המוח שהוא רלוונטי יותר כרגע".

ניהול קשב אינו מנותק לחלוטין מהמושג של ניהול זמן או זמן, מכיוון שכולם קשורים זה בזה. (כפי שתומס מודה, "במובנים מסוימים אנחנו מדברים על סמנטיקה, אבל המילים שבהן אנו משתמשים הן חזקות").

אבל בתור מושג, מטרתו היא לשנות את ההבנה והאסטרטגיה שלך לגבי,אֵיךאתה מניע את עצמך: במקום להתמקד בניסיון לשלוט בזמן, משהו שאף אחד לא יכול לשלוט בו, אתה יכול להתמקד בתרגול שליטה על תשומת הלב שלך - משהו שהוא מאוד בר ביצוע (אם כי עם תרגול וכוח רצון). במילים פשוטות, תומס נחוש להזכיר לאנשים שהם לא חסרי אונים ולהעצים אותם להחזיר לעצמם את השליטה בימים עמוסים.

הכירו את היכולת שלכם לניהול קשב

על מנת להבין את ניהול הקשב כשיטת פרודוקטיביות, עלינו להבין תחילה כיצד תשומת הלב עצמה פועלת, הן באופן רחב והן באופן אישי. הבה נחזור לאותם "מצבי מוח" שתומס הזכיר, או ל"ארבעת הרביעים" של תשומת הלב שאנו תופסים ונעים ביניהם בכל נקודה נתונה של היום.

היא אומרת, "אם נסווג באופן רופף את מצבי המוח השונים שבהם נוכל להיות - כמובן שיש מספר אינסופי - אבל רק דליים כלליים, הם: 1) תגובתית ומוסחת, 2) ממוקדים ומודעים, 3) חולמים בהקיץ או שיטוט מחשבות, ו-4) זרימה."

1. תגובתי ומוסחת

זהו המרחב הראשוני בו רוב האנשים שוהים לאורך היום, בין אם אתה הורה בבית או יועץ תאגידי. במצב זה, ייתכן שאתהמנסהלהתמקד, אבל אתה עדיין חסר שליטה על הסביבה שלך ונשאר נתון לחסדי הסחות הדעת: הודעות אימייל, פינגים רפויים, הטלפון מצלצל, רוצה לקרוא כתבה מגניבה, מישהו קופץ ליד השולחן שלך כדי לשאול שאלה קצרה, מרגיש רעב חטיף, או ילד שמפריע למשימה בזמן שאתה עובד בבית.

"אנחנו עוברים מדבר לדבר... ואנחנו פשוט עושים ריבוי משימות - או, יותר נכון, מחליפים משימות - במהלך היום שלנו", אומר תומס. אתה יכול להתחיל פרויקט מתוך כוונה לסיים אותו, אבל הרבה הסחות דעת חיצוניות ופנימיותפיתויים לדחותלשמור אותך במצב תגובתי ומוסח, שהוא, באופן לא מפתיע, לא הרביע האידיאלי לניהול תשומת לב כדי להיות בו לפרודוקטיביות מיטבית.

2. ממוקד ומודע

"הדלי השני הזה הוא סוג של הקוטב ההפוך," אומר תומס. המצב הממוקד והמודע הוא מצב שבו אתה מתרכז באופן פעיל. אתה משקיע מאמץ לרכז את כל תשומת הלב שלך במשימה אחת (כתיבה ושליחה של דו"ח ארוך בדוא"ל) או אולי להקדיש כמות מסוימת של זמן וריכוז לסדרת משימות (לקחת את הזמן לשלוח מספר מיילים ששלחת כבוי).

כך או כך, אומר תומאס, ברביע זה "אתה נוקט בצעדים כדי להבטיח שלא תופרע, אתה דוחף באופן אקטיבי מחשבות אחרות שמתגנבות פנימה, ואתה שומר על תשומת הלב שלך במשך פרק זמן ממושך יותר מבחינה קוגניטיבית. משימה תובענית."

זהו המרחב הראשוני הברור ביותר שאפשר להתחבר אליו כדי להיות העצמי הכי פרודוקטיבי ויעיל שלך. תומס מתייחס לקאל ניופורט, סופר ופרופסור חבר למדעי המחשב באוניברסיטת ג'ורג'טאון, שזכה לפופולריותהמונח "עבודה עמוקה"כדי לתאר את סוג העבודה שמתרחשת במצב זה.

3. חלימה בהקיץ או שיטוט מחשבות

"זה המקום שבו אנחנו לא מפנים את תשומת הלב שלנו באופן אקטיבי לשום מקום מסוים, אבל אנחנו מתנגדים באופן אקטיבי להסחות דעת", מסביר תומס. "אתה נותן למוח שלך לשוטט וצודקלִהיוֹת, ואתה אומר "לא" בכוונה להוציא את הטלפון כדי לשלוח הודעת טקסט, להדליק את הטלוויזיה או אפילו להכניס פודקאסט. תומס מתייחס לאלה כרגעים שקטים או רגעים "ביניהם", שבהם אתה מחכה לאוטובוס, בתור להזמנה בבית קפה, או חוצה מגרש חניה כדי להביא את המכונית שלך.

זה עשוי להיראות לא מזיק, אפילו חכם - פרודוקטיבי! - למלא את הרגעים שבין לבין בפעילות או הסחת דעת (למה לא לדפוק כמה מיילים בזמן הנסיעה במעלית?), ולעתים קרובות זה יכול להיות. אבל חשוב למצוא איזון, כי דווקא במהלך השיטוט בכיסי המוח הקטנים האלה קורים כל הדברים הטובים.

"מצב חלומות בהקיץ זה כשיש לנו תובנה, כשאנחנו מקבלים רעיונות, וכשהיצירתיות שלנו באמת יוצאת החוצה", היא אומרת. "אתה לא יכול לצוות על עצמך לקבל תובנה, רעיון חדש או לפתור בעיה. זה רק באותם רגעים שקטים שבהם הדברים האלה יכולים לקרות. הגענו להבנה איכשהו שאם אנחנו לא עושים, עושים , עושה, אז אנחנו לא פרודוקטיביים אבל באמת, ההפך הוא הנכון."

4. זרימה

ולבסוף, יש זרימה, המצב הפסיכולוגי הממוקד עמוק בו המוח שלך פועל אחרת מאשר בכל אחד משלושת הרביעים האחרים. מושג פסיכולוגי זה הוכר לראשונה ונקרא על ידי פסיכולוג הונגריMihály Csíkszentmihályi, וכרוך באיבוד חסר מאמץ של עצמו במשימה. "מה זה אומר כשאתה בזרימה זה שהחלק במוח שלך שמזהה את עצמך בזמן ובמרחב (אני רעב, קר לי, זה משעמם, מעניין אם מישהו אהב את הפוסט שלי באינסטגרם) נעלם " אומר תומס. "אתה שקוע לחלוטין במשימה שלפניך; זו ספיגה מוחלטת במה שאתה עושה."

במילים אחרות, אפילו בלי לשים לב, אתה באזור. המקום המנטלי המושלם לפרודוקטיביות, נכון? אבל יש מלכוד אחד: "אתה לא יכול לפקד על עצמך להיכנס לזרימה", אומר תומס, ומוסיף, עם זאת, ש"כאשר אתה נשאר במרחב הראש הממוקד והמודע במשך תקופה ממושכת, אתה עלול להתמזל מזלך להתהפך לזרימה."

"אלו ארבעת מצבי המוח שאנו יכולים לגבש את פעילות המוח שלנו אליהם, וניהול קשב הוא בסופו של דבר היכולת לזהות באיזה מצב אתה נמצא ואז לעבור במודע למצב שישרת אותך בצורה הטובה ביותר ברגע זה", היא אומרת.

איך לנהל את תשומת הלב שלך

אם הצעד הראשון לקראת שליטה בניהול קשב הוא טיפוח המודעות למקום המוח שלך ברגע נתון, השני הוא לזהות איזה מצב מוח הוא אידיאלי עבור המשימה שעל הפרק - ואז להעביר את עצמך בכוונה למצב המוח הזה כדי לקבל את זה. נַעֲשָׂה.

זה הוגן לומר ש"ממוקד ומודע" - לא המצב הנפוץ יותר "תגובתי ומוסח" - הוא מקום נפשי אידיאלי למגורים בו ביום עמוס. אבל איך מגיעים לשם דבר ראשון בבוקר כשאתה ישנוני ומעורפל? או בסביבות הצהריים כשערימת המשימות בצלחת שלך סוחפת רשמית? או בסביבות 15:00 כשאתה רעב, אתה עייף, והקולגות שלך לעבודה (או המשפחה) מפריעים? אתה לוקח בחזרה את השליטה.

"אנשים אומרים לי שהם צריכים לעשות את העבודה שלהם, אבל [הם לא יכולים כי] אנשים ממשיכים להפריע להם. אנשים הםתָמִידהולך להפריע לך", מסביר תומס. "הדרך היחידה שבה אתה יכול להפסיק להיות מופרע היא להגיד לאנשים להפסיק להפריע לך לתקופה מסוימת".

כדברי תומס: תשומת לב היא התרופה להסחת דעת. במקום לתת להסחות הדעת לשלוט בכם, הכירו בסוכנות שלכם לגביהם. "שתי הטכניקות הקריטיות ביותר לשליטה בתשומת הלב שלך הן לשלוט בסביבה שלך ובטכנולוגיה שלך", היא אומרת. הנה איך.

שליטה בסביבה שלך

אחת הדרכים לעשות זאת היא ליצור אותות שמתקשרים לאחרים שאתה מנסה להישאר ממוקד. זה יכול להיות סימן 'נא לא להפריע' מילולי; זה יכול להיות גם לשים אוזניות; אם יש לך משרד או אזור עבודה נפרד, זה יכול להיות סגירת הדלת; או שזה יכול להיות כל האמור לעיל, אם אתה צריך. "לא משנה מה האות, תהיו מפורשים לגביו - אל תצפו שרק בגלל שיש לכם אוזניות אנשים יידעו שזה אומר אל תפריעו. אתם חייבים לספר להם", מתעקש תומס. "כאשר האות 'נא לא להפריע' שלי פועל, זה אומר אל תפריע לי אלא אם כן זה באמת מקרה חירום. זו דוגמה לשליטה בסביבה שלך."

זה לא מציאותי לצפות לקבל אות "אל תפריע לי" במשך כל היום, אבל תומס ממליץ לכבות את עצמך כדי להתמקד עמוק, למשל, 20 דקות בכל שעה, או במשך 90 דקות בערך פעמיים ביום. "התדירות ומשך הזמן תלויים בך, וזה תלוי באופי העבודה שלך או כמה האנשים סביבך צריכים אותך", היא אומרת.

שליטה בטכנולוגיה שלך

לאחר שיצרת סביבה נטולת הסחות דעת, הגיע הזמן לבטל את הסחת הדעת האולטימטיבית: המכשיר שלך. כל באנר, מספר, נקודה, פינג או DM, מיועדים למשוך את תשומת הלב שלך. גם הם עושים עבודה טובה, אבל יש לך יותר שליטה ממה שאתה חושב.

"השלב השני לשליטה בסביבה ובתשומת הלב שלך הוא לסגור את הדוא"ל שלך או לעבור למצב לא מקוון או "נא לא להפריע", מייעץ תומס. כן, גם אם עצם המשימה שאתה עובד עליה היא אימייל.

"אם יש לי 50 [אימיילים] אני חייבת לענות, הדרך היחידה שאעשה זאת היא אם אעצור הודעות חדשות מלהיכנס", היא אומרת. "אחרת לא אגיע ל-50 הקיימות, כי אני אענה על הראשון ואז יהיה חדש (וחדש וחדש)". הפנה את תשומת לבך לאימיילים חדשים בלבדלְאַחַרהגבת להודעות הקיימות שהתכוונת לענות עליהן.

לאחר מכן הסתיר את הטלפון שלך - ו"כל דבר אחר מסביבך שמזמזם או מצלצל או רוטט או מושך את תשומת לבך בדרך אחרת", אומר תומס. שים אותו על 'נא לא להפריע', שקט ועם הפנים כלפי מטה - או אפילו יותר טוב, מחוץ לטווח הראייה איפשהו. "מחקרים מראים שרק הנוכחות של הטלפון שלנו מסיחה את דעתנו, גם אם היא כבויה ועם הפנים כלפי מטה". (אל תיכנס לפאניקה, אתה יכול לבדוק את הטלפון והאימייל שלך ואת הצ'אטים של גוגל וטוויטר וכל השאר כשתקופת המיקוד המיועדת שלך נגמרת.)

אם אתה מישהו שאוהברעשי רקע, היזהר למה אתה בוחר להקשיב. אולי תחשוב שפודקאסט,המשרדשידורים חוזרים, או מוזיקת ​​ראפ עוזרת לך להתמקד, אבל זה יכול להיות ההפך.

"כולם שונים, אבל מחקרים מראים שבאופן כללי זה סופר מסיח את הדעת. הדבר שהכי מסיח את הדעת לאנשים הוא קולם של אנשים אחרים", אומר תומס. "אם אתה באמת רוצה רעש, תעשה מזה רעש: מוזיקה קלאסית, צלילי גלי אוקיינוס, ציוץ צרצרים או אש מתפצחת".

פרק משימות והגדר נקודות עצירה

כאשר אתה מחליט שהגיע הזמן לבצע משימה, וביטלתם הפרעות פוטנציאליות, בצע את המשימה הזו, "או עד שהיא תסתיים או עד שתגיע לנקודת העצירה שקבעתם לפני שהתחלתם." זה המקום שבו זמן ותשומת לב הולכים יד ביד.

אם מדובר במשימה אחת גדולה, חלקו אותה לחתיכות ברות השגה, שהשלמתן הופכות לנקודות העצירה המיועדות לכם. לחדד על כל אחד עם מלוא תשומת הלב שלך עד שהם יסתיימו. או הגדר טיימר והחליט שאתה הולך להפנות את כל תשומת הלב שלך להשלמת מה שאתה יכול במסגרת הזמן הזו.

התחל לתקן הרגלים ישנים

שלב זה עוסק בתרגול ההרגלים הנ"ל על מנת להפוך את מיקוד תשומת הלב שלך לטבע שני.

"אנשים שואלים אותי הרבה 'האם אנחנו מכורים למכשירים שלנו?' אני לא פסיכולוג, אבל מה שאני יכול להגיד לך זה שהטכנולוגיה שלנו יוצרת הרגלים בכוונה", אומר תומס. "כל האפליקציות בטלפונים שלנו... נועדו לגנוב את תשומת הלב שלנו."

מעבר ממשימה למשימה או להיכנע לפיתוי של ניקוי התראה, בדיקת טקסט, הדלקת הטלוויזיה לאיתור רעשי רקע - כולם הפכו לחלק ממארג חיי היומיום שלנו. אנחנו בעצם מאומנים להיות מוסחים בכל צעד. "התרגלנו להסחת דעת", מאמין תומס.

על ידי הפחתת הסחות תשומת הלב, "אתה מתרגל יותר לפרקי זמן ממושכים בלעדיהם ואתה מתחיל לבנות את היכולת שלך להישאר מרוכז לאורך זמן", היא אומרת. "בדיוק כשם שהסחת הדעת פוגעת בטווח הקשב שלך, שליטה בהסחות הדעת בונה את טווח הקשב שלך. [בסופו של דבר], במקום להחליף כל כמה דקות, יש לך יותר יכולת לבחור מתי אתה מחליף."

"הכישלון שלנו להשיג את הדברים החשובים לנו ביותר - כך אני מגדיר פרודוקטיביות - אינו בגלל שאין לנו מספיק זמן ביום", מסכם תומס. "אנחנו מתנהגים כאילו אנחנו חסרי אונים לחלוטין לכל הדברים שסביבנו, כשלמעשה, אנחנו לא. בשבילי, זה המסר הכי חשוב ואני הכי מתלהב ממנו... אני באמת רוצה שאנשים להבין שיש לך שליטה על תשומת הלב שלך ובכן, אולי אתה לא עכשיו, אבל אתה יכול."